- STEP1: 考える時間を作る
- 適切な業務フロー改善のためにはゆっくり考える時間が必要
- でもぐちゃぐちゃなところほど考える時間を作れない
- なのでまずは考える時間を作る
- そのために、
- 不要な業務はなくす
- 無駄な会議、無駄な定例業務
- 意外に不要な業務はたくさんある
- 効率化できる業務を効率化する
- 機械化できるものがあれば機械化する
- この時は業務フローは変えず人力→機械に変えるだけ
- STEP2: 現状把握
- 現状の業務フローがどうなっているのかを把握する
- 実際に業務しているところを見せてもらうのも効果的
- それぞれのメンバーがどのような点に課題感を持っているのかをヒアリングする
- このステップではとにかく情報を集めることが大事
- 想像ではなくFACTを集める
- STEP3: 課題分析
- 情報がある程度集まれば整理しながら本質的な課題は何なのかを考える
- Aが原因でBが起きているという構造を整理していく
- 最終的に今回取り組む課題をいくつかに絞れると良い
- ポイント
- Aが原因でBが起きている場合、Aが解決すればBも解決するのかを確認する
- Aの解決だけではBは解決しないこともある
- その場合他に解決しないといけないことがあるはずなのでそれは何なのかを探す
- サイクルを見つける
- Aが原因でBが起きていて、Bが原因でAが起きていることがよくある
- このような場合はどちらを解決してもOKなので順番はない
- A→B→C→Aというサイクルの時もあるので全体像を把握することが大事
- STEP4: 課題を解決する理想の業務フローを考える
- 取り組むと決めた課題に対する解決策を考える
- ポイント
- 今回対応すると決めた課題の解決をど真ん中において考える
- 情報収集して様々な課題が見つかっていると思うが全てを一気に解決しようとしない
- 複数まとめて解決しようとすると解決したい課題に対して弱い解決策になってしまったり、議論が発散してまとまらなくなる
- 分析して1番大事な課題を見つけているはずなのでその課題を解決することに集中することが大事
- STEP5: できるところから少しづつ改善する
- 理想に対して簡単に変えられるところから変えていく
- 今日から明日から変えられることであれば効果が小さくてもまずは変える
- 変えるために時間がかかるところ（準備が必要なところ）は費用対効果が高いところから着手する