マネージャーが複数のプロジェクトと情報に飲まれず、戦略的な仕事に集中するためのフレームワーク。 ## よくある課題 ### プロジェクト管理の課題 - 複数プロジェクトの優先度判断が困難 - 優先度の言語化ができていない - 全てを並行して進めようとして結果的に何も前進しない ### 時間管理の課題 - 定常業務に時間を取られ本質的なプロジェクトに時間を割けない - リアクティブ（反応型）な仕事が中心で、プロアクティブ（能動型）な仕事ができない ### 認知負荷の課題 - 見るべき情報が激増し、情報に飲まれている - 判断疲れにより即座の言語化が困難 - 脳のメモリが小さくなった感覚 ## 解決策の基本方針 1. **選択と集中**: 同時進行プロジェクトを2-3個に限定 2. **時間の境界線設定**: リアクティブ業務40%、プロアクティブ業務60% 3. **情報の3層管理**: 最重要20%、重要30%、参考50% ## プロジェクト優先度管理 ### インパクト×緊急度マトリックス | | 高緊急度 | 低緊急度 | |---|---------|---------| | **高インパクト** | 最優先（集中リソース） | 重要（計画的実行） | | **低インパクト** | 委譲・効率化 | 停止・延期 | ### 評価軸 - **ビジネスインパクト**: 売上・コスト・品質への影響 - **期限**: デッドライン・外部依存関係 - **リソース**: 必要工数・スキル・人員 - **リスク**: 遅延時の影響・技術的難易度 ### 実行管理のルール - 同時進行は最大2-3プロジェクト - メインプロジェクト1つ + サブプロジェクト1-2つ - 週次でプロジェクト状況を見直し ## 時間管理・境界線設定 ### デイリースケジュール例 ``` 8:30-9:00 デイリープランニング（30分の聖域） 9:00-11:00 プロジェクト業務（集中時間・会議NG） 11:00-12:00 定常業務・メール対応 13:00-15:00 プロジェクト業務 15:00-16:00 チーム対応・1on1専用時間 16:00-17:00 外部対応・会議専用時間 17:00-18:00 定常業務・翌日準備 ``` ### 判断・依頼の交通整理 | 対応タイミング | 対象 | |--------------|------| | 即座に対応 | 経営・顧客に直結する緊急事項 | | 当日中対応 | チームの業務停止リスク | | 翌営業日対応 | 通常業務・相談事項 | | 週次対応 | 改善提案・新規企画 | ### 依頼受付のルール - 口頭依頼は必ずメール・チケット化を求める - 緊急度・重要度を依頼者に明記してもらう - 「いつまでに回答が必要か」を必ず確認 ## 情報管理・認知負荷軽減 ### 情報の3層構造 **最重要層（20%）- 毎日必須** - 顧客・経営に直結する緊急事項 - チーム停止リスクのある課題 - 今日中に判断が必要な事項 **重要層（30%）- 週次確認** - プロジェクト進捗状況 - メンバーの状況・課題 - 予算・リソース状況 **参考層（50%）- 時間があるとき** - 業界動向・競合情報 - 改善アイデア・提案 - 詳細な技術情報 ### 情報確認の時間制限 ``` 8:30-9:00 最重要層のみチェック（30分厳守） 12:00-12:15 緊急追加事項の確認（15分） 17:30-18:00 翌日準備・重要層確認（30分） ``` ### 毎朝5分チェックリスト - [ ] 緊急対応案件: 0-1件に限定 - [ ] 今日の重要判断: 0-2件に限定 - [ ] チーム停止リスク: Yes/No判定のみ - [ ] 上司・顧客からの重要連絡: 有無のみ確認 ## 週次ルーチン ### 毎週金曜: 週次振り返り・翌週計画 - 今週の振り返り→優先度リセット - 翌週の戦略確認→スケジュール調整 - 今週の学び・気づきを文書化 - プロジェクト進捗と優先度見直し ### 毎週水曜: 中間チェック・軌道修正 - プロジェクト進捗確認 - 時間配分の見直し - 緊急調整事項の対応 ## 成功指標 ### 定量指標 - 同時進行プロジェクト数: 3個以下 - プロジェクト完了率: 月1個以上 - リアクティブ業務比率: 40%以下 - 週次振り返り実施率: 100% ### 定性指標 - 優先度変更の説明可能率: 100% - 「飲まれている」感覚の軽減 - 脳の疲労感の軽減 ## 今すぐできること ### 今日から 1. 頭の中の全タスクを書き出す（30分） 2. 毎朝5分チェックリスト作成 3. 重要判断を午前中に集約 4. 昼休み15分散歩（リフレッシュ） ### 今週中に 1. 現在の情報源の棚卸し・重要度評価 2. プロジェクト優先度の点数化 3. 「知らなくてもよいこと」リスト10個作成 4. 午前中のプロジェクト専用時間確保 ## 関連ノート - [[マネージャーの仕事]] - [[タイムマネジメント]] - [[認知負荷]]